Các lỗi thường gặp khi quyết toán thuế tại công ty xây dựng

Kế toán viên của các doanh nghiệp xây dựng cần hết sức chú ý khi thực hiện quyết toán để có thể đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp mình. Ngoài việc phải nắm vững lý thuyết nghề, chế độ kế toán, nắm chắc luật, thông tư, nghị đi, thành thạo các bước thực hiện nghiệp vụ thì còn phải biết cách vận dụng vào công tác kế toán tại doanh nghiệp hiện hành.

Thực tế cho thấy kế toán viên của các doanh nghiệp xây dựng gặp nhiều sai sót trong quá trình quyết toán thuế và điều này có thể gây ra nhiều bất lợi cho doanh nghiệp xây dựng. Hãy cùng điểm qua các lỗi thường gặp và phương án cho từng lỗi cụ thể ở bài viết dưới đây.

1. Vấn đề 1 – lỗi thiếu các giấy tờ, chứng từ hợp pháp cần thiết

Các giấy tờ, chứng từ hợp pháp luôn được cơ quan thuế rất hay để ý và ưu tiên kiểm tra. Tuy nhiên, trong quá trình chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế, nhiều kế toán viên không đảm bảo tổng hợp đầy đủ các giấy tờ này vì nhiều nguyên do khác nhau. Bộ hồ sơ quyết toán thuế cần đảm bảo đầy đủ các giấy tờ sau:

• Hợp đồng.
• Dự toán.
• Quyết toán.
• Thiết kế.
• Bộ hồ sơ nhà thầu phụ.

Ngoài việc các giấy tờ, chứng từ hợp pháp trên bị thất lạc thì thực tế có một hiện trạng thường diễn ra ở các doanh nghiệp xây dựng đặc biệt là những đơn vị có quy mô siêu nhỏ, đó là khi thỏa thuận không văn bản hóa mà chỉ có “hợp đồng miệng” nên đến khi làm quyết toán thì không có giấy tờ hợp pháp để trình ra.

=> Với vấn đề này, giải pháp duy nhất là cần văn bản hóa tất cả các thỏa thuận thành hợp đồng có ký kết giữa các bên, các giấy tờ như dự toán, quyết toán, thiết kế… cần được sắp xếp theo thứ tự thời gian và phân loại thành từng nhóm phù hợp để khi làm quyết toán có thể dễ dàng xác định và trình ra nếu cần thiết.

2. Vấn đề 2 – các lỗi liên quan đến hóa đơn

Cơ quan Thuế thường đặc biệt chú ý đến hóa đơn bởi đây là chứng từ rất quan trọng được dùng làm căn cứ để khấu trừ thuế GTGT, tính thuế TNDN… Tuy nhiên, thực tế cho thấy, các lỗi liên quan đến hóa đơn mà kế toán công ty xây dựng gặp lại cực kỳ nhiều và điều này gây ra những tổn thất cho các doanh nghiệp như không được khấu trừ hay hoàn thuế, bị phạt chậm nộp, truy thu…

Một số lỗi liên quan đến hóa đơn có thể kể đến như:

• Doanh nghiệp lấy phải hóa đơn ma
• Công trình nghiệm thu nhưng không xuất hóa đơn kể cả nghiệm thu giai đoạn; Không xuất thì sẽ bị truy lại doanh thu và Thuế GTGT tại thời điểm nghiệm thu;

Theo quy định tại khoản 2, điều 16, thông tư 39/2014/TT-BTC và khoản 2, điều 4 thông tư 68/2019/TT-BTC, doanh nghiệp phải khi bàn giao, nghiệm thu theo hạng mục hoặc giai đoạn công trình thì phải xuất hóa đơn. Thời gian lập hóa đơn là ngày bàn giao, nghiệm thu, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Nếu không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn sau ngày nghiệm thu công trình, doanh nghiệp sẽ bị phạt với hành vi tương ứng.

• Hóa đơn đầu vào có giá trị > 20.000.000 VNĐ nhưng không thanh toán qua ngân hàng, thiếu ủy nhiệm chi(2); Theo điều 15 thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn có giá trị trừ 20.000.000 trở lên khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Nếu đã chót thanh toán bằng tiền mặt với khoản chi phí > 20 triệu, doanh nghiệp xây dựng có thể giải quyết bằng nhiều phương án nhưng nhìn chung đều là thỏa thuận với bên bán coi khoản tiền mặt đã thanh toán là ủy nhiệm chi tạm ứng, bên bán trả lại tiền sẽ là khoản “thu tiền tạm ứng”. Sau đó doanh nghiệp thanh toán lại chi phí cho bên bán qua chuyển khoản ngân hàng để đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

• Tiếp khách và thuê phòng nghỉ cho khách, nhưng lại lấy hóa đơn của nhà nghỉ/khách sạn cùng tỉnh, thành phố => Giải quyết: hóa đơn phòng nghỉ tiếp khách phải khác tỉnh/thành phố, nếu là tiếp khách của Chủ đầu tư thì phải có ghi rõ trên hợp đồng kinh tế.
• Một số trường hợp khác dẫn đến công ty xây dựng bị xuất toán hóa đơn:
  • Không đính kèm bảng kê đối với hóa đơn ăn uống, dẫn tới chi phí.
  • Hóa đơn bị xuất toán: Giám đốc mua hàng, mua đồ dùng mang hóa đơn về để kế toán kê khai và khấu trừ nhưng cơ quan thuế không chấp nhận.
  • Hóa đơn mua trang phục: số lượng trang phục quá ít nên không có bảng danh sách ký nhận của cán bộ công nhân viên nên không được chấp nhận thành chi phí trang phục.
  • Không có hóa đơn cho tài sản đã mua nhưng lại tiến hành trích khấu hao tài sản, phân bổ tài sản.
  • Có hóa đơn đi nghỉ mát dù trong năm tài chính lỗ.

3. Vấn đề 3 – các lỗi về nhân công công ty xây dựng

Nhân công của các đơn vị xây dựng nói riêng và nhân lực của các doanh nghiệp nói chung là mắt xích đóng vai trò quan trọng góp phần lớn vào hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi quyết toán thuế, kế toán viên của các doanh nghiệp xây dựng thường xuyên “đau đầu” với vấn đề nhân công.

Cụ thể các lỗi như:

• Các vấn đề với nhân công thời vụ:
  • Thiếu hồ sơ của công nhân thời vụ: Chi phí lương cho nhân công thời vụ để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có hồ sơ đầy đủ của nhân công thời vụ: Hợp đồng lao động, bản sao chứng minh thư nhân dân của nhân công, bảng chấm công hàng tháng, bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó, phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi.
  • Không có Mẫu cam kết 02/CK-TNCN (cam kết không phát sinh thu nhập khác) áp dụng theo Thông tư 92/2015/TT-BTC cho nhân công thời vụ và không tiến hành khấu trừ đầu nguồn.
• Chênh lệch giữa chi phí nhân công trực tiếp phát sinh so với tổng mức nhân công dự toán: Chi phí nhân công thực tế ghi nhận phải thấp hơn mức dự toán. Nếu chi phí nhân công trực tiếp cao hơn so với dự toán, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận phần chi phí bằng với dự toán là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, phần chi phí chênh lệch vượt quá sẽ bị xuất toán.
• Lỗi không có người ký vào bảng chấm công tính lương: Chấm công tính lương cần phải có xác nhận của người có thẩm quyền để làm cơ sở cho việc tính lương.
• Lỗi bảng lương: ghi phụ cấp tiền ăn cho nhân công trên Bảng lương nhưng thực tế trong hợp đồng lao động của nhân công không có phụ cấp này. Kế toán lưu ý tất cả các khoản phụ cấp, trợ cấp cho công nhân đều phải được ghi đầy đủ trong hợp đồng.
• Lỗi tính lương của Giám đốc công ty TNHH Một thành viên vào lương nhân công: Căn cứ vào Điểm 2.6 Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 78/2014/TT-BTC), thì “Tiền lương tiền công của chủ công ty TNHH 1TV, DNTN (do cá nhân làm chủ, không phân biệt có hay không tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh) thì KHÔNG được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.”

Các lỗi về nhân công thực tế đều có thể giải quyết từ sớm nhưng vì nhiều nguyên do chủ quan và khách quan mà kế toán viên có thể chưa chú ý đến. Để đảm bảo quyết toán thuế diễn ra suôn sẻ thì kế toán viên nên xác định và giảm thiểu các lỗi về nhân công từ sớm.

4. Vấn đề 4 – các lỗi về nguyên vật liệu

Dù là doanh nghiệp xây dựng hay doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào thì cũng cần đặc biệt chú ý đến nguyên vật liệu đầu vào. Đối với các doanh nghiệp xây dựng thì nguyên vật liệu đầu vào là yếu tố cực kỳ quan trọng và cũng cực kỳ dễ xảy ra những sai sót không đáng có.

• Chênh lệch giữa chi phí nguyên vật liệu đưa vào so với tổng mức nguyên vật liệu dự toán: Về nguyên tắc chi phí nguyên vật liệu phát sinh phải bé hơn hoặc bằng so với dự toán. Trường hợp chi phí này cao hơn dự toán thì xử lý như trường hợp tương tự của chi phí nhân công bên trên.
• Lỗi đưa nguyên vật liệu lấy sau ngày nghiệm thu vào sử dụng(3): nếu công trình đã nghiệm thu xong mà vẫn phát sinh các chi phí như chi phí nguyên vật liệu thì cơ quan thuế sẽ có những thắc mắc. Thường thì lỗi đưa nguyên vật liệu lấy sau ngày nghiệm thu vào sử dụng nếu phát hiện trong quá trình chuẩn bị quyết toán thuế có thể giải quyết bằng một số phương án như:
  • Giải thích do phát sinh một số hạng mục nên phải mua các yếu tố đầu vào để xây dựng mới hoặc bổ sung sửa chữa.
  • Giải thích do phát sinh một số hạng mục nên phải mua các yếu tố đầu vào để bảo hành công trình.
  • …
• Lỗi không có sổ chi tiết nguyên vật liệu, không có bảng tổng hợp nhập xuất tồn: Các giấy tờ này liên quan trực tiếp đến khấu hao thuế nên cơ quan thuế sẽ chú ý khi quyết toán.
• Lỗi tồn kho âm: doanh nghiệp xuất kho nguyên vật liệu dù thực tế trong kho đã không còn nguyên vật liệu để xuất: Trường hợp này, sổ sách tức doanh nghiệp vẫn xuất hóa đơn đầu ra dù trong kho thực không còn hàng nếu kế toán viên không bổ sung thêm được hóa đơn đầu vào thì có thể bị phạt khi quyết toán thuế.
• 

5. Vấn đề 5 – các lỗi về máy công trình

Dù không chiếm tỷ trọng lớn song chi phí máy thi công vẫn là một khoản chi phí trong công trình xây dựng (trừ công trình xây lắp bằng máy). Chính bởi vậy cơ quan thuế cũng đặc biệt lưu ý đến khoản chi phí này khi doanh nghiệp quyết toán thuế.

• Chênh lệch giữa chi phí máy thi công đưa vào so với tổng mức chi phí máy thi công ở Bảng tổng hợp kinh phí dự toán từng hạng mục: Về nguyên tắc chi phí sử dụng máy thi công phải đúng so với dự toán.
• Lỗi không có định mức dầu cho các ca máy, không có lịch trình điều động xe: Cơ quan thuế thường chú ý đến định mức tiêu hao nhiên liệu cho máy nên nếu có phát sinh máy tiêu hao nhiên liệu thì phải đăng ký với cơ quan thuế từ trước.

6. Vấn đề 6 – các lỗi liên quan đến thuế

Các lỗi liên quan đến thuế là những lỗi cơ bản song lại rất phổ biến tại các doanh nghiệp xây dựng.

Trong đó có hai lỗi thường gặp là:

• Không nộp thuế môn bài đúng hạn.
• Không nộp Thuế GTGT và Thuế TNDN đúng hạn.

Dù là loại thuế nào thì cứ doanh nghiệp chậm nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước thì đều bị phạt chậm nộp.

7. Các lỗi khác

Ngoài những lỗi kể trên thì doanh nghiệp xây dựng còn mắc phải một số sai sót khi quyết toán thuế như:
Chênh lệch giữa chi phí sản xuất chung đưa vào so với tổng mức chi phí sản xuất chung ở Bảng tổng hợp kinh phí dự toán từng hạng mục: Về nguyên tắc chi phí sản xuất chung phải đúng so với dự toán nhưng các doanh nghiệp xây dựng thường xuyên gặp phải tình huống chi phí sản xuất chung đưa vào thực tế lại cao hơn so với dự toán.

• Không theo dõi riêng chi phí giá thành của từng công trình, nguyên liệu, nhân công, sản xuất chung gom tổng hợp đưa vào cuối tháng mà không phân biệt là của công trình nào.
• Không có Bảng tổng hợp công nợ và Bảng công nợ chi tiết.
• Thu tiền mặt lại ghi nhận công nợ; Mua nợ lại ghi nhận thu tiền mặt.
• Tiền mặt nhiều mà đi vay mượn ngân hàng.
• Tài sản mua về không có hóa đơn chứng từ nhưng vẫn trích khấu hao phân bổ.