Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn là một công việc quan trọng và nhạy cảm trong mọi doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống hạch toán lương hiệu quả, minh bạch giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động và góp phần giữ chân nhân tài, tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Tài khoản 334 được sử dụng để phản ánh các khoản phải trả cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản này của doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản 334 cũng tương tự như các tài khoản kế toán khác, bao gồm bên nợ và bên có, trong đó nội dung phản ánh của hai bên như sau:

Bên Nợ:

• Các khoản phải trả đã trả cho người lao động: tiền lương, tiền công, thưởng và các khoản khác.
• Các khoản mà doanh nghiệp đã khấu trừ vào tiền lương, công của người lao động.
• Kết chuyển tiền công mà người lao động chưa nhận được.

Bên Có:

• Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác phải trả cho người lao động.

Số dư bên Có: các khoản còn phải trả người lao động của doanh nghiệp.

1.2. Hạch toán các khoản trích theo lương – Tài khoản 338 phải trả phải nộp khác

Tài khoản 338 được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải trả, phải nộp cho các tổ chức xã hội, trong đó có các khoản trích theo lương gồm: kinh phí công đoàn, về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế và về các khoản trích theo lương, khấu trừ vào lương…

Kết cấu của tài khoản 338 cũng tương tự như các tài khoản kế toán khác, bao gồm bên nợ và bên có, trong đó nội dung phản ánh của hai bên như sau:

Bên Nợ:

• Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT.. phải nộp cho cơ quan quản lý/phải trả cho người lao động
• Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT.. phải trả cho người lao động

Bên Có:

• Trích KPCĐ, BHXH, BHYT.. tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, khấu trừ vào lương của người lao động
• Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT.. được nhà nước cấp bù
• Phản ánh giá trị tài sản thừa chờ xử lý
• Các khoản phải trả khác

Số dư bên nợ: Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.

Số dư bên có: Số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

Đây là hai tài khoản kế toán chính được sử dụng để thực hiện hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.

2. Nguyên tắc hạch toán tiền toán lương và các khoản trích theo lương & Căn cứ tính lương nhân viên

2.1 Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

• Lương của bộ phận nào thì được hạch toán tương ứng vào chi phí của bộ phận đó. Ví dụ:
  • Lương của nhân viên mua hàng hạch toán vào TK 641 – chi phí bán hàng
  • Lương của ban giám đốc hạch toán vào TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
  • Lương của nhân công bộ phận sản xuất hạch toán vào TK 622
  • Lương của quản lý phân xưởng sản xuất hạch toán vào TK 627 – chi phí sản xuất chung
• Các khoản trích theo lương gồm 2 phần: phần 1 do doanh nghiệp chịu, tính vào chi phí của bộ phận tương ứng; phần 2 do người lao động chịu, DN nộp thay và trừ vào lương phải trả cho người lao động.
• Kế toán cần luôn cập nhật tỉ lệ các khoản trích theo lương mới nhất để áp dụng đúng cho doanh nghiệp

2.2 Căn cứ tính lương nhân viên

Cuối tháng, kế toán phải tính lương cho nhân viên dựa trên ba yếu tố chính:

• Bảng chấm công: Cung cấp thông tin về số ngày công làm việc của từng nhân viên trong tháng.
• Hợp đồng lao động: Quy định mức lương cơ bản, chức danh và các khoản phụ cấp theo thỏa thuận.
• Quy chế về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp: Xác định các tiêu chí, mức thưởng, phụ cấp và cách tính cụ thể áp dụng cho nhân viên.

3. Hướng dẫn hạch toán chi phí lương và hạch toán bảo hiểm xã hội theo TT200 và TT1333.1. Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động & các khoản thưởng trích từ quỹ khen thưởng

Hạch toán tiền lương phải trả:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 154, 642 (Theo TT 133)

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642

Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)

Xác định tiền thưởng cho nhân viên được trích từ quỹ khen thưởng:

Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả nhân viên

Có TK 334: Tiền thưởng phải trả nhân viên

3.2. Hạch toán các khoản Bảo hiểm trích theo lương

Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp, kế toán viên ghi:

Nợ TK 154, 241, 622, 623, 627, 641, 642 …: Tiền lương tham gia BHXH x Tổng tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ

Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHXH

Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHYT

Có TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – bảo hiểm tự nguyện: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHTN

Có TK 3382 – KPCĐ: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích KPCĐ

Trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tiền lương tham gia BHXH x 10,5%

Có TK 3383 – BHXH: Tiền lương tham gia BHXH x 8%

Có TK 3384 – BHYT: Tiền lương tham gia BHXH x 1,5%

Có TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – BHTN: Tiền lương tham gia BHXH x 1%

Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm vào cơ quan nhà nước có thẩm quyền, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 3383 – BHXH: Số tiền đã trích BHXH (Tiền lương tham gia BHXH x 25%)

Nợ TK 3384 – BHYT : Số tiền đã trích BHYT (Tiền lương tham gia BHXH x 4,5%)

Nợ TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – BHTN: Số tiền đã trích BHTN (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)

Nợ TK 3382 – KPCĐ: Số tiền đóng kinh phí công đoàn (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)

Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp (Tiền lương tham gia BHXH x 34%)

Kế toán cần lưu ý nộp các khoản bảo hiểm đúng hạn, nếu không doanh nghiệp sẽ phải chịu thêm khoản tiền chậm nộp BHXH, gây lãng phí cho DN.

Hạch toán thuế TNCN phải nộp (nếu có)

Khi doanh nghiệp trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của người lao động, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tổng số thuế TNCN khấu trừ

Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân: Số thuế TNCN khấu trừ

Khi doanh nghiệp nộp tiền thuế TNCN, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 3335 – Thuế TNCN: số thuế TNCN đã nộp

Có TK 111, 112: số thuế TNCN đã nộp.