Lưu ý hủy hóa đơn theo Thông tư 78

Hủy hóa đơn điện tử là quy trình cần thiết khi doanh nghiệp phát hiện sai sót hoặc khi hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Trước khi thực hiện hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để ghi nhận lại sự sai sót và đảm bảo sự thống nhất về việc đồng ý hủy hóa đơn giữa người mua và người bán.

1. Hủy hóa đơn là gì ?

Căn cứ theo Khoản 10, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đưa ra giải thích về định nghĩa hủy hóa đơn như sau:

“Điều 3: Giải thích từ ngữ
…
10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”

2. Biên bản hủy hóa đơn là gì ?

Biên bản hủy hóa đơn là tài liệu được lập ra để ghi nhận việc hủy bỏ một hoặc nhiều hóa đơn do có sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng trước khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử. Trong biên bản hủy hóa đơn điện tử, người bán và người mua sẽ cam kết về việc không kê khai thuế đối với hóa đơn đã được hủy.

3. Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn

Biên bản hủy hóa đơn cần được lập trong các trường hợp sau đây:

– Hóa đơn có sai sót nhưng chưa giao cho người mua: Nếu hóa đơn có sai sót về thông tin (như tên công ty, mã số thuế, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, v.v.) và chưa giao cho khách hàng, cần lập biên bản hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới thay thế.

– Hóa đơn có sai sót đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Khi phát hiện hóa đơn có sai sót và đã giao cho khách hàng nhưng chưa được kê khai thuế, cả hai bên cần lập biên bản hủy hóa đơn để ghi nhận sai sót và thực hiện hủy hóa đơn đó. Sau đó, lập hóa đơn mới thay thế.

– Hóa đơn bị hỏng hoặc mất trước khi giao cho người mua: Nếu hóa đơn bị hỏng, rách, hoặc mất trước khi giao cho khách hàng, cần lập biên bản hủy hóa đơn để ghi nhận và hủy bỏ hóa đơn đó.

– Hóa đơn lập trùng hoặc thừa: Khi phát hiện hóa đơn được lập trùng hoặc lập thừa, cần lập biên bản hủy hóa đơn để ghi nhận việc hủy bỏ các hóa đơn thừa hoặc trùng lặp.

4. Lưu ý khi lập biên bản hủy hóa đơn

Khi thực hiện hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
– Chính xác và đầy đủ thông tin: Đảm bảo biên bản hủy hóa đơn được lập chính xác và đầy đủ thông tin.

– Chữ ký và con dấu: Cần có chữ ký và con dấu của đại diện bên phát hành và bên mua (nếu cần thiết) trong biên bản hủy hóa đơn.

– Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo việc hủy hóa đơn tuân thủ đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan thuế.

– Lưu trữ cẩn thận: Lưu trữ biên bản hủy hóa đơn và các tài liệu liên quan một cách cẩn thận để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.

5. Quy trình hủy hóa đơn

Theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trình tự hủy hóa đơn điện tử có sai sót gồm 5 bước như sau:
– Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế.

– Bước 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế.

– Bước 3: Hủy hóa đơn điện tử đã thông báo có sai sót.

– Bước 4: Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử.

– Bước 5: Tra cứu hóa đơn đã hủy bỏ.

6. Phân biệt hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn

Việc phân biệt đúng giữa hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn giúp đảm bảo quy trình quản lý hóa đơn tuân thủ đúng quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn có sự khác nhau như sau:

Hủy hóa đơn:
– Là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.

– Các hóa đơn được hủy vẫn còn tồn tại trên hệ thống của cơ quan Thuế và vẫn có thể tra cứu hay kiểm tra được các hóa đơn đó.

Tiêu hủy hóa đơn:

– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

– Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

7. Mức xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn

Căn cứ Điều 27 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn như sau:

– Phạt cảnh cáo: đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng.

+ Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng.

+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều này.

– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định.

+ Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.

+ Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót.

+ Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định.

+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.

+ Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

8. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử không bị xử phạt

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử không bị xử phạt theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

– Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện:

+ Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

+ Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

– Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện:

+ Hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.