Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho là 1 bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp dưới hình thái vật chất. Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể được mua từ bên ngoài, có thể do doanh nghiệp sản xuất để dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ hoặc để bán. Như vây hàng tồn kho xuất hiện ở cả ba khâu: cung cấp, sản xuất và tiêu thụ của quá trình sản xuất kinh doanh. 

Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, thường rất đa dạng, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp, hàng tồn kho thường được bảo quản, bảo quản ở nhiều địa điểm khác nhau do nhiều người quản lý. Do đó dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý và bảo quản sử dụng gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Đồng thời hàng tồn kho thường có các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra với tần suất nhiều, luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật.

Theo chế độ kế toán hiện hành kế toán hàng tồn kho được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau:

• Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX).
• Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Doanh nghiệp chỉ được áp dụng một phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phải quán triệt nguyên tắc nhất quán sử dụng trong suốt niên độ kế toán. Việc lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, tính chất sản phẩm, số lượng, chủng loại vật tư hàng hoá... để có sự vận dụng thích hợp.

1.4.1. Phương pháp kê khai thường xuyên.

Phương pháp KKTX theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho hàng tồn kho trên sổ kế toán.

Với phương pháp KKTX, các tài khoản hàng tồn kho (Loại 15...) đựơc dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hoá. Do vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định tại bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh với số liệu vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số liệu  tồn kho thực tế luôn luôn phù hợp vói số liệu trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

Ưu điểm của phương pháp kê khai thường xuyên:

Phương pháp KKTX theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư hàng hoá giúp cho việc giám sát chặt chẽ tình hình biến động của hàng tồn kho trên cơ sở đó bảo quản hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị.

 Nhược điểm của phương pháp kê khai thường xuyên:

 Do ghi chép thường xuyên liên tục nên khối lượng ghi chép của kế toán lớn vì vậy chi phí hạch toán cao.

Điều kiện áp dụng của phương pháp kê khai thường xuyên:

Phương pháp KKTX thường được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, doanh nghiệp xây lắp và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn: máy móc, thiết bị...

1.4.2. Phương pháp kê kê định kỳ

Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng hoá vật tư tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán, từ đó xác định giá trị vật tư hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức :

Theo Phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của hàng tồn kho (Nhâp kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho (Loại 1.5....) Giá trị hàng hàng hoá vật tư mua vào trong kỳ được theo dõi trên TK mua hàng (TK 611).

            Công tác kiểm kê hàng hoá vật tư được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá hàng tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán các tài khoản hàng tồn kho. Đồng thời căn cứ và trị giá vật tư hàng hoá tồn kho để xác định trị giá hàng hoá vật tư xuất kho trong kỳ .                  

Như vậy, khi áp dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán nhóm hàng tồn kho chỉ sử dụng để phản ánh trị giá hàng hoá vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán. TK 611 dùng để phản ánh tình hình biến động tăng giảm hàng tồn kho.

            Phương pháp KKĐK có ưu điểm là giảm nhẹ công việc hạch toán. Nhược điểm là độ chính xác về giá trị hàng hoá vật tư xuất dùng trong kỳ không cao, nó phụ thuộc vào công tác quản lý  hàng hoá vật tư của DN. Phương pháp KKĐK thường áp dụng cho các DN sản xuất kinh doanh những mặt hàng có nhiều chủng loại, có giá trị nhỏ, thường xuyên phát sinh nghiệp vụ nhập xuất.