Quy định và cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh CHI TIẾT

1. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh

3 trường hợp hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định 3 trường hợp hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải dùng giải pháp hóa đơn điện tử.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu dùng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu dùng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Trường hợp chưa bắt buộc hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 78-2021-TT-BTC và Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn được sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan Thuế trong thời gian tối đa 12 tháng khi:

• Không thực hiện giao dịch với CQT bằng phương tiện điện tử.
• Không có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.
• Không có hệ thống phần mềm kế toán.
• Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để dùng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến CQT.

Lưu ý: Thời hạn 12 tháng được quy định như sau:

• Đối với hộ kinh doanh hoạt động từ trước 01/7/2022: Được tính một lần kể từ ngày 01/7/2022
• Đối với hộ, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/7/2022: Tính từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn

Quy định với hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn khởi từ máy tính tiền

Căn cứ theo điều 8, Thông tư 78-2021-TT-BTC có quy định:

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã.

2. Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Đăng ký hoá đơn điện tử hộ kinh doanh

Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cần gửi yêu cầu đăng ký hoá đơn điện tử lên cơ quan thuế. Cụ thể:

Đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh ở khu vực khó khăn và đặc biệt khó khăn

Thực hiện đăng ký trên trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử

• Bước 1: Đăng nhập trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử
• Bước 2: Chọn ký sử dụng hóa đơn điện tử
• Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin hệ thống yêu cầu rồi bấm gửi

Trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được tờ khai hệ thống sẽ gửi email thông báo việc tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai. Nếu được chập nhận tờ khai đăng ký hộ kinh doanh sẽ nhận được email chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập Cổng thông tin điện tử

Trường hợp 2: Các trường hợp còn lại

Đối với các trường hợp có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thì thực hiện đăng ký sử dụng theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử
• Bước 2: Chọn mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và kê khai thông tin đăng ký hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định khi tờ khai được chấp nhận hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế nếu chưa sử dụng.

Đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán

Đối với các hộ khoán việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phụ thuộc vào địa điểm hoạt động kinh doanh của hộ khoán. Cụ thể:

• Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi hoạt động kinh doanh.
• hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh

Quy trình hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử

Để xuất hóa đơn điện tử hộ kinh doanh thực hiện các bước sau;

• Bước 1: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng phục vụ xuất hóa đơn điện tử như
  • Hệ thống thiết bị có kết nối mạng internet như laptop, máy tính,…
  • Hòm thư điện tử Email.
• Bước 2: Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp
  • Đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
  • Đăng ký chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh
• Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
• Bước 4: Tiến hành xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm
  • Thêm mới hóa đơn điện tử
  • Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng