Xử lý Hoá đơn đã lập có sai sót

Trong quá trình lập hóa đơn không tránh khỏi việc xảy ra những sai sót trên hóa đơn. Khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì doanh nghiệp, hộ kinh danh tiến hành xử lý như sau:

Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh (người bán) phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì xử lý như sau:

1. Xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót

- Bước 1. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

- Bước 2. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn bị sai sót và ký số trên hóa đơn mới.

- Bước 3. Gửi hóa đơn mới cho cơ quan thuế để cấp mã.

- Bước 4. Gửi hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.

(Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc doanh nghiệp, hộ kinh doanh (người bán) phát hiện có sai sót

(i) Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiến hành xử lý như sau:

- Bước 1. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiến hành thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, không phải lập lại hóa đơn mới để thay thế hay điều chỉnh.

- Bước 2. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) tới cơ quan thuế.

(Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần gửi thông báo cho cơ quan thuế).

(ii) Trường hợp có sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý như sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh:

- Bước 1. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (trong trường hai bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh).

- Bước 2. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót, trên hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

- Bước 3. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiến hành ký số trên hóa đơn điều chỉnh và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế:

- Bước 1. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (trong trường hai bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế).

- Bước 2. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

- Bước 3. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh ký số trên hóa đơn thay thế và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

(iii) Trường hợp xử lý hóa đơn điện tử đối với ngành hàng không

Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không (hoàn vé) được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

Lưu ý:

- Sau khi tiến hành lập hóa đơn điện tử thay thế/điều chỉnh; doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế.

- Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn mà khi hóa đơn có sai sót thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo, doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Hóa đơn điện tử bị sai sót đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

(Căn cứ khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

2. Xử lý hóa đơn giấy đã lập có sai sót

Căn cứ Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong quá trình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế, nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì doanh nghiệp, hộ kinh doanhb (người bán) tiến hành xử lý như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn giấy đã lập chưa giao cho người mua

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh gạch chéo các liên của hóa đơn đã lập.

- Lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót.

- Lập hóa đơn mới để giao cho người mua.

Lưu ý: Đối với hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 2: Hóa đơn giấy đã lập và giao cho người mua

(i) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua hoặc doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người mua chưa kê khai thuế

Nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì:

- Hủy bỏ hóa đơn đã lập có sai sót.

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai, biên bản phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn.

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai.

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiến hành lập lại hóa đơn mới.

(ii) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ và doanh nghiệp, hộ kinh doanh, người mua đã kê khai thuế

Sau khi phải hiện sai sót, doanh nghiệp, hộ kinh doanh lập hóa đơn điều chỉnh sai sót như sau:

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người mua lập biên bản ghi rõ sai sót nếu hai bên có thỏa thuận về việc lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.

- Lập hóa đơn điều chỉnh: ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

- Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

Lưu ý: Trường hợp này, doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh không phải xuất hóa đơn mới.